Как организовать концерт и получить от этого прибыль

Если Вы хотите зарабатывать деньги и продолжать при этом заниматься любимым делом, то эта статья для Вас. Речь идет об организации и проведении концертов музыкальных групп и сольных исполнителей.

Прежде всего, Вы конечно должны понимать, что в этом нелегком деле Вам понадобятся умение ясно и четко выражать свои мысли, слушать и слышать собеседника, ориентироваться в текущем разговоре и быстро принимать решения.

Если все эти качества у Вас есть, то теперь можно задуматься и о виде запланированного мероприятия. Это может быть фестиваль, сборный или сольный концерт… Не столь важно, что именно это будет, главное, при выборе всегда руководствуйтесь качеством, а не количеством и не забывайте об оригинальности.

Вы определились с тем, что будет представлять собой будущий концерт? Отлично! Теперь осталось выбрать группы или отдельных исполнителей, отыскать подходящую площадку, организовать рекламную кампанию и, самое главное, найти деньги для всего этого.

Ну, хорошо, теперь давайте рассмотрим всё это подробней. Начнем с артистов…

1. Чтобы привлечь того или иного исполнителя на свой концерт, Вам нужно заинтересовать его соответствующим гонораром и организовать требуемые им бытовые и технические рабочие условия. Размер гонорара и серьезность требований зависят в первую очередь от популярности артиста или группы.

Если это Ваше первое мероприятие, то желательно остановить свой выбор на исполнителях, хорошо известных в узких кругах и работающих в стилях отдалённых от «поп» в его стандартном представлении.

Если Вы планируете провести т.н. «солянку», то можно ограничиться и группами, еще не завоевавшими популярность среди аудитории, но достаточно талантливыми.

2. Договариваться об участии исполнителя в Вашем концерте нужно с его директором или менеджером, контакты которых обычно можно найти на официальном сайте или на лицензионном диске.

Сообщите менеджеру о месте проведения, о виде ожидаемого мероприятия.

Обсудите размер гонорара, условия, форму оплаты и остальные требования артиста. Согласуйте дату. Чтобы обезопасить себя, постарайтесь как можно раньше внести предоплату.

3. При выборе площадки не стоит спешить с окончательным решением. Отберите сразу несколько подходящих. Подумайте, потянете ли Вы их аренду. Кстати, если концерт запланирован на будний день, можно попробовать договориться о скидках. Это часто работает, как показывает практика.

Рассмотрите расположение площадок: желательно, чтобы находились они недалеко от центра города и стаций метро.

4. Определившись с местом проведения концерта, Вы можете приступить к самому главному – поиску спонсоров. Рассматривайте этот процесс, как продажу планируемой акции.

Вы можете продать внутреннее рекламное пространство (задняя и боковые поверхности сцены, бар, холл и даже кабинки в туалете…), возможность проведения конкурсов, промоакций, торговые места, часть поверхности афиши, флаеры или билета, место в аудио- и видеорекламе, участие в пресс-конференции.

К разговору с Вашим потенциальным спонсором нужно подготовиться тщательно и скрупулезно. Составьте краткое, но внятное коммерческое предложение, которое вызовет у читающего желание узнать все детали и подробности запланированного мероприятия. Это предложение можно отправить на электронную почту или, лучше, отдать лично в руки представителю компании.

В этом случае желательно ориентироваться на работников, занимающих руководящие посты. Если Ваше краткое предложение вызвало интерес, нужно, не теряя времени, предоставить на рассмотрение компании подробное коммерческое предложение, в котором будет детально описан состав участников концерта, приведена аргументация того, почему именно эти исполнители и группы обеспечат успех мероприятия.

5. Кроме подробного коммерческого предложения Вам также понадобятся поминутно расписанный сценарий планируемой акции, подробный план рекламной кампании с указанием точного количества, формата и вида афиш, количества флаеров, места и времени их распространения, перечня привлеченных радиостанций, телеканалов и печатных СМИ, времени, количества и хронометража рекламы в них.

6. Не забудьте предоставить потенциальному спонсору прайс-лист концерта и пакет спонсора. В зависимости от вида спонсорской поддержки последний может быть пакетом генерального спонсора, который получает самое выгодное место внутренней рекламной поверхности и право представлять мероприятие; пакетом спонсора; пакетом информационного спонсора, обеспечивающего рекламу в СМИ; пакетом технического спонсора, который может помочь с накладными расходами.

7. Вам удалось убедить спонсора, и Вы подписали договор о сотрудничестве? Теперь настало время проведения рекламной кампании. В первую очередь, это разработка макета афиши.

Позаботьтесь о соответствии афиши статусу запланированного концерта. Если Вы привлекаете к работе малознакомого дизайнера, ознакомьте его с детальным черновиком или образцом, скачанным из интернета, например. Расклейка афиш обычно происходит в пешеходных зонах, местах тусовок, на афишных тумбах и в общественном транспорте.

8. Самым старым, но по-прежнему эффективным средством привлечения публики являются флаеры. При использовании флаеров большое значение имеет их грамотное распространение.

Оптимальным будет раскладывание раз в 2-3 дня в помещениях молодежных или музыкальных магазинов, ВУЗов, школ и передача непосредственно из рук в руки в разных многолюдных районах города.

9. Примерно за 10 дней до мероприятия следует провести пресс-конференцию. Для журналистов желательно организовать фуршет за счет технического спонсора, раздать пригласительные на концерт и промо-материалы для написания статей.

10. При выборе звукового и светового оборудования узнайте, какая фирма занималась их настройкой последнее время конкретно на этой площадке, каким было качество их работы. Учтите пожелания и требования самих артистов касательно этого вопроса.

11. Позаботьтесь об организации охраны концерта, ведь Вы будете иметь дело с большим количеством людей.

В этом деле целесообразней отдать предпочтение частным охранным предприятиям.

12. В день концерта постарайтесь самостоятельно встретить артистов, а их питание, привоз на пресс-конференцию и саму площадку уже можно поручить и помощникам. Вы тем временем займитесь тщательным осмотром площадки вместе с представителем хозяев. Результаты осмотра фиксируются в специальном акте.

13. После окончания концерта не забудьте произвести все необходимые выплаты и отблагодарить всех нужных людей. Не расстраивайтесь, если в первый раз полученная прибыль покажется не слишком большой. Главное – приобретенный опыт, который можно с успехом применять в дальнейшем и зарабатывать уже совсем другие деньги.

___________________

Автор: Андрей Скидан
При копировании материала ссылка на сайт www.master-skills.ru обязательна!

< Предыдущая		Следующая >

Как организовать концерт?.

Екатеринбург

Располагать площадкой или ареной, пригодной для проведения концертов, — очевидная предпосылка для того, чтобы быть концертным промоутером. Это может быть крытая или открытая площадка, в вашем собственном помещении или на арендованной площадке, в пабе или концертном зале. Важно только, чтобы это соответствовало тому, что вы хотите сделать. Часто бывает проще арендовать помещения для проведения шоу, чем управлять собственными.

Однако если вы планируете открыть собственное заведение, вам понадобится гораздо больше информации, чем вы найдете здесь. То же самое касается организации крупных фестивалей на открытом воздухе. Всегда обращайтесь за помощью к опытным профессионалам, таким как компания 8 Ом.

Эта статья посвящена техническим аспектам концертной деятельности.

Как организовать концерт?

Место проведения концерта

Планировка концертного зала должна быть оптимальной, чтобы обеспечить как наилучшие впечатления для зрителей, так и хорошие условия для работы обслуживающего персонала и артистов. Однако часто приходится искать компромисс между этими двумя параметрами. Ниже приведен список вещей, которые следует иметь в виду при такой оценке.

Пожарная безопасность

Количество пожарных выходов, вместимость и т.д. См. главу «Охрана и безопасность».

Видимость и звук

Вся аудитория должна иметь возможность видеть и слышать, что происходит на сцене, чтобы избежать жалоб, но и избежать давления толпы на сцену.

Управление толпой

Продумайте планировку места проведения мероприятия, чтобы избежать мест скопления людей и узких мест, таких как пункты контроля безопасности, продажа билетов, гардеробы, бары, туалеты и т.д.

Вентиляция

Концертная площадка быстро нагревается, и без соответствующей вентиляции качество воздуха может быстро ухудшиться. Убедитесь, что помещение хорошо проветривается, если в жаркий летний день на концерте будет много зрителей.

Акустика

Концертная площадка должна быть как можно более «сухой», то есть иметь минимальное количество реверберации и отражающих поверхностей. В некоторых случаях акустику можно исправить самостоятельно, закрыв твердые поверхности шторами. Если это не помогает, обратитесь в местную компанию по производству громкоговорителей или к другим профессионалам отрасли.

Ввод/вывод нагрузки

Лестницы и узкие коридоры менее чем идеальны для погрузки и выгрузки оборудования, и потребуют больших трудозатрат. В идеале, грузовик должен иметь возможность подъехать задним ходом к двери сцены, чтобы оборудование можно было загрузить прямо на нее. Если это невозможно, всегда заказывайте дополнительных рабочих для помощи в погрузке. Постарайтесь иметь хорошо освещенную стоянку для погрузки поздно вечером, а также светоотражающие жилеты, если поблизости есть движение.

Хранение

В идеале рядом со сценой должно быть запираемое помещение для хранения и легкого доступа к бэк-линии, кабелям, стойкам, кейсам и т. д. Также должна быть отдельная зона, где артист может хранить пустые полетные кейсы и оборудование, которое не используется во время концерта. Убедитесь, что зона хранения имеет соответствующий размер и не мешает аварийным выходам или зрителям.

Питание

Концертные акустические системы и освещение требуют большого количества электроэнергии. Поэтому обязательным условием является наличие достаточного электропитания. Свет чаще всего является самым большим потребителем, но усилители и бэклайн также потребляют значительное количество электроэнергии.

Сцена

Характер и расположение сцены важны как для впечатлений зрителей, так и для условий работы артиста.

• Сцена должна быть расположена так, чтобы большая часть аудитории находилась перед ней.
• Количество зрителей, которым хорошо видна сцена, не должно слишком сильно отклоняться от общей вместимости помещения.
• Не стоит располагать сцену в углу. Помимо проблем с достаточным пространством по обе стороны, это часто может привести к проблемам со звуком артиста на сцене.
• Сцена должна быть достаточно большой для постановки. Информируйте агентов о размерах сцены в процессе бронирования, чтобы избежать любых сюрпризов в день представления.
• Пол сцены должен быть ровным и иметь не скользкую поверхность.
• Высота потолка часто является проблемой. В идеале высота сцены должна составлять не менее 50-60 см, чтобы зрители могли видеть задние ряды. При этом расстояние от пола сцены до потолка должно составлять 3 м. Если высота потолка слишком низкая, качество звука может ухудшиться.
• Стены по обе стороны от сцены и в задней части помещения должны быть темного цвета. Это можно легко исправить, задрапировав стены темными тканями. Убедитесь, что они огнестойкие.

Такелаж

Все крепления для световых ферм или чего-либо другого, что должно свисать с потолка, должны быть сертифицированы уполномоченной компанией. Последствия падения фермы или осветительного прибора с потолка могут быть фатальными. Не относитесь к этому легко. Если у вас нет моторизованной системы ферм, которая может опускаться и подниматься дистанционно, вам придется работать на высоте с помощью лестниц. Помните о правилах работы на высоте и убедитесь, что у вас есть прочная лестница и защитное оборудование. Все, кто работает на сцене внизу, должны использовать каски.

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Вы можете заказать самую крутую группу на земле, но если ваше техническое оснащение не соответствует требуемым стандартам, и артист, и публика быстро отвернутся от вас. Поэтому всегда используйте признанные бренды для всего оборудования и нанимайте только компетентный персонал. Разработайте техническую спецификацию (tech spec), описывающую технические средства и имеющееся оборудование, включая размер сцены и вместимость площадки. Техническая спецификация должна следовать за предложением, отправленным агенту. Также добавьте ее на свой веб-сайт, если он у вас есть. Не забывайте поддерживать связь между отделом бронирования и производственным отделом на случай, если какое-либо оборудование выйдет из строя или будет ремонтироваться, чтобы вы могли составить бюджет на возможную аренду.

Техническое оборудование дорого покупать, и в некоторых случаях аренда оборудования на мероприятие может стоить дорого. Это финансовое соображение, которое вы должны принять. В целом, аренда лучше всего подходит для нескольких крупных мероприятий, а покупка — для нескольких небольших.

Ваши инженеры всегда хотят иметь самое лучшее оборудование, но совет директоров и руководство должны учитывать финансовые аспекты. Если вы пришли к выводу, что покупка оборудования является наиболее разумной, тщательно изучите рынок. Посоветуйтесь с профессионалами, поскольку рынок полон аналогичных продуктов, но некоторые из них более распространены в технических райдерах артистов, чем другие. Также имейте в виду, что купленное оборудование потребует технического обслуживания.

Если вы основываете свои постановки на арендованном оборудовании, обратитесь за предложениями к местным поставщикам. Помните, что обслуживание клиентов, пунктуальность и надежность часто стоят более высокой цены. Если вы ставите более крупную постановку, вы можете объявить тендер и попросить поставщиков побороться за контракт. В любом случае, убедитесь, что поставщики не ведут переговоры о технических характеристиках непосредственно с артистом, так как они будут склонны добавить к поставке больше, чем вы сочтете нужным.  

Система громкой связи

PA System, сокращение от «Public Address System» — это аудиооборудование, которое усиливает и транслирует объединенный аудиосигнал через громкоговорители на аудиторию. Необходимый размер громкоговорителя обычно определяется размером помещения или арены, а также тем, какой тип музыки будет исполняться. Ваша акустическая система должна покрывать большую часть зрительской зоны. Вы можете использовать меньшие громкоговорители в качестве «фронтфиллов», чтобы покрыть область на переднем крае толпы, где звук может быть недостаточно качественным. Если в зале есть балкон, возможно, вам стоит подумать о том, чтобы добавить дополнительные заполнения на балконе и под ним.

Если ваш громкоговоритель имеет известную марку, хорошо обслуживается и адаптирован к размерам и планировке вашей площадки, у вас не будет проблем с райдерами большинства артистов.

В некоторых случаях артисты приносят свой собственный PA. Это характерно для крупных гастрольных постановок. Убедитесь, что у вас достаточно мощности для питания внешней системы, что ограничения по весу ферм и потолочных креплений не превышены и что у вас достаточно квалифицированных рабочих-сценографов, чтобы повесить полную систему громкой связи и света.

Вы всегда столкнетесь с тем, что вам придется арендовать какое-то оборудование. Используйте здравый смысл. Выполнение всех деталей чрезмерного райдера редко бывает необходимым и не добавляет ощущения профессионализма с вашей стороны.

Звук

Последнее, чего вы хотите, — это чтобы отличный концерт был испорчен плохим звуком. Если вы покупаете, инвестируйте в признанный бренд и опытного звукорежиссера, который может предоставить свои услуги гастролирующим инженерам или сам обеспечивать концерты с отличным звучанием.

FOH-микшер

Узнайте у райдеров артистов, какие бренды предпочитают гастролирующие инженеры для микшеров Front of House, и сколько каналов он должен иметь. С FOH-позиции инженер микширует и контролирует звук, поступающий через громкоговоритель. В зависимости от размера площадки и артиста, FOH-инженер может также управлять мониторами артиста на сцене. С цифровизацией звукового оборудования стало как никогда легко для небольшого заведения установить консоль с большим количеством цифровых полос каналов, но остерегайтесь тратить все свои деньги на оборудование, выходящее за рамки ваших потребностей.

Мониторы

Мониторы, которые также называют «клиньями» из-за их формы, — это акустические системы, устанавливаемые на сцене для того, чтобы артист мог слышать себя и музыкантов группы. Сигнал мониторов может быть настроен так, чтобы музыканты слышали именно то, что они хотят услышать. Если у вас большая площадка, вы можете рассмотреть возможность установки отдельного мониторного микшерного пульта, расположенного на одной из боковых сцен для лучшей связи с артистами. Количество мониторов, необходимых артисту, почти всегда указано в его техническом райдере, который высылается вам заранее.

В наши дни все большее распространение получает внутриушной мониторинг. Обычно это беспроводная, но может быть и проводная система, которая направляет мониторный микс непосредственно на наушники музыканта, а не на колонки на сцене. Артисты обычно приносят свои собственные наушники, так как они часто подгоняются под их уши, и чаще всего они также приносят беспроводную систему. Обратите на это пристальное внимание, читая технический райдер.

Некоторые артисты хотят иметь дополнительный мониторинг сцены с помощью сайдфиллов, которые представляют собой громкоговорители, расположенные по обе стороны сцены и играющие внутрь. Drumfill — это монитор увеличенного размера для барабанщика, который может передавать более высокие уровни и низкие частоты лучше, чем маленькие клинья. Не забудьте всегда иметь дополнительный монитор для мониторного инженера, если у вас есть отдельный мониторный микшер. Артисты не всегда указывают это в райдерах.

Микрофоны

У вас должен быть стандартный комплект микрофонов со стойками и зажимами, подходящий для того типа артистов, которые будут выступать на площадке. Начните с традиционного рок-комплекта для барабанов, басовых и гитарных усилителей и вокала. Расширьте набор специальными микрофонами для духовых и деревянных духовых инструментов, если вы будете играть джаз, или струнными микрофонами для народной и классической музыки. Наличие отдельного комплекта беспроводных микрофонов может быть полезным, но чаще всего вы сможете договориться об этом в райдерах. Или вы можете время от времени брать его напрокат.

Прочее оборудование

Имейте много DI-боксов, джеков и XLR-кабелей, удлинителей питания, гаффа-ленты и других вещей, которые могут закончиться. DI-box (Direct Input box) — это коробка, используемая для подключения источника звука к микшеру без использования микрофона. Обычно используется для бас-гитары, электропиано и синтезаторов).

Также пригодится стандартный DJ-кит.

СВЕТ

Сценический свет способствует созданию общей атмосферы концерта и может помочь подчеркнуть динамику музыки с помощью визуальных эффектов. Артисты используют свет по-разному. Одни обходятся статичным рабочим светом, другие используют больше света и световых эффектов, чем звукового оборудования. Все требования к постановке света будут указаны в техническом райдере. Внимательно прочитайте его и свяжитесь с техническим представителем артиста, если вы не уверены в том, что можете обеспечить, и если вам придется арендовать дополнительный свет и вносить расходы в бюджет шоу. Если вы договорились о значительной постановке света, вы должны обеспечить и ее.

Какой свет?

Приобретая световое оборудование, следует помнить, что не все сценические светильники подходят для концертов. Ваш светотехник не будет в восторге от большинства театральных светильников, поскольку многие из их микшерных пультов не имеют кнопки вспышки, что не очень подходит для концертного использования.

Потребность артиста в освещении будет зависеть от размера площадки. Большинство диммеров имеют 6 каналов, каждый из которых может питать 2 лампы, что дает стандартную установку из 12 ламп. Этого будет достаточно для небольших сцен.

Производители выпускают все больше светильников с более низким энергопотреблением и тепловыделением, чем традиционные осветительные приборы. Это поможет вам сэкономить деньги и сохранить окружающую среду, а также обеспечит артистам более комфортную температуру на сцене.

Движущийся свет, эффекты и большие LCD- и LED-экраны также становятся все более распространенными. Как правило, это очень дорогое и сложное в эксплуатации оборудование. Хорошо подумайте, прежде чем покупать такое оборудование. Группы и артисты, которым требуется современное освещение, обычно имеют очень специфические требования. Аренда, вероятно, позволит вам более гибко подходить к этим требованиям.

Размещение света

Для небольшой сцены обычно достаточно двух световых ферм — одной в задней части сцены и одной в передней. В дополнение к ним можно установить по одному с каждой стороны сцены. На больших площадках следует установить больше ферм. Перед началом работы проконсультируйтесь с профессионалами, чтобы убедиться, что вы получите наилучшее размещение для предполагаемого использования.

Безопасность

Подвешивание осветительных приборов подчиняется строгим правилам, которые необходимо соблюдать. Вы должны инвестировать в одобренные монтажные приспособления. Большинство ламп имеют зажимы для подвешивания на фермах и металлических трубах, а также страховочный трос, который всегда должен быть на крючке.

Большинство ламп выделяют много тепла и должны быть подвешены на безопасном расстоянии от любых легковоспламеняющихся материалов. Сочетание лампы с пыльными, непропитанными занавесами сцены может представлять большую пожарную опасность. Лампы также потребляют много энергии, поэтому убедитесь в наличии соответствующих кабелей, способных выдержать нагрузку. Они могут загореться еще до того, как перегорит предохранитель.

Как и в случае со всем подвесным оборудованием, самое главное — надежно закрепить их, чтобы они не упали кому-нибудь на голову.

Backdrop

Задник — это баннер, разработанный артистами, который вешается в задней части сцены. У вас должна быть специальная труба для подвешивания задников, не зависящая от осветительной установки.

Инженер по свету

Уметь создать хороший концертный свет — это искусство, требующее музыкальности, понимания жанра и эстетического чувства. Свет — это визуальные средства, которые усиливают художественное выражение артиста. Тем не менее, есть много групп и артистов, которые не могут позволить себе путешествовать с собственным светотехником. Домашний светотехник, вероятно, будет делать больше концертного света, чем звукорежиссер — звука.

Аудиовизуальная инженерия

Многие артисты используют видео или изображения на экранах в сочетании с музыкой (AV). Большую часть времени этим будет заниматься светотехник, поскольку это часть общего визуального элемента выступления. Однако аудиовизуальная инженерия — это отдельная профессия, и вы не должны считать само собой разумеющимся, что все инженеры по свету разбираются во всех ее аспектах.

BACKLINE

Бэклайн — это термин, обозначающий оборудование, используемое музыкантами на сцене, чаще всего за исключением их инструментов. Однако фортепиано, ударные установки, а также усилители обычно называют бэклайн. Некоторые гастролирующие постановки привозят свой собственный бэкграунд, но в других случаях его должен предоставить промоутер. Тип бэклайна указывается в техническом райдере. Обратите на это пристальное внимание, поскольку многие музыканты очень требовательны к тому, какой бэкграунд они используют. Поскольку различное оборудование может быть важной частью звучания артиста, подумайте, хотите ли вы согласовать оборудование или нет. Постарайтесь доставить оборудование в указанные сроки в пределах разумного.

Если у местного поставщика нет того, что просит артист, всегда уточняйте у него, какие альтернативы можно использовать, прежде чем арендовать что-то другое.  Если вы арендуете бэкграунд для каждого шоу, вам следует подумать о покупке собственного. Воспользуйтесь предыдущими райдерами, чтобы узнать, какое оборудование чаще всего запрашивается.

План сцены

План сцены — это схема расположения музыкантов на сцене относительно друг друга, места размещения усилителей, розеток и стояков.

Список входов

В техническом райдере вы также должны найти список входов. Схема сцены часто совпадает с ним и дает вам некоторую визуальную информацию. На примере выше вы видите, что микрофон вокалиста находится на 23 канале, а два мониторных клина — на 2 канале. Все микрофоны для ударной установки находятся на каналах 1-13 и т.д. Список входов даст вам хорошее представление о том, сколько микрофонов, стоек и DI-боксов необходимо. А также то, что артисты принесут сами, и что вам нужно будет предоставить.

Стойки

Многие группы просят предоставить «барабанные стойки», которые представляют собой «мини-сцену», построенную из элементов сцены, чтобы приподнять барабанщика, так как он обычно сидит. Желаемая высота стояка может быть разной, но учитывайте высоту потолка, если музыканты просят 80 см ножки стояка. На стояках для барабанов должен лежать ковер для барабанов, чтобы барабаны не скользили.

Если несколько музыкантов располагаются дальше в глубине сцены, можно посоветовать дополнительные стояки для клавишника или роговой секции. Если райдер просит несколько стояков разной высоты и размера, обязательно уточните, откуда приезжает группа и даны ли размеры в имперской или метрической системе.

Если на одной сцене выступают несколько групп, можно рассмотреть возможность добавления ножек стояков с колесиками для более быстрой смены.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ЭТАП

Практическое и финансовое содействие для обеспечения наилучших условий работы и проведения концерта. Хороший поток информации и слаженная работа — залог хорошей логистики.

Предложение артиста подтверждено — что дальше?

• Какие пункты согласованы в контракте?
• Какие детали необходимо обсудить?
• Каковы ограничения производственного бюджета?

 Этап производства

• Сбор информации
• Предоставление информации
• Координация
• Анализ
• Исполнение
• Оценка

 Эти фазы будут накладываться друг на друга, но это основные элементы.

Сбор информации

• Гостеприимство и технические райдеры
• Пресс-киты, которые вы можете передать в свой маркетинговый отдел

 Предоставление информации

• Передайте технические характеристики площадки, предлагаемый маршрут шоу-дня с информацией о том, когда обычно открываются двери, есть ли какие-либо ограничения на время саундчека группы и т. д.
• Другие особенности вашего заведения, такие как расстояние до парковок, отсутствие душевых, лестниц и т.д.
• Сообщите, какой персонал будет работать на шоу.

 Координинация

• Сравните райдеры артистов с вашими собственными техническими спецификациями — есть ли какие-либо отклонения?
• Важно внимательно прочитать райдеры, чтобы выявить все детали, которые потребуют переговоров до подписания контракта.
• Если вы не обладаете достаточной компетенцией для понимания всех деталей технического райдера, посоветуйтесь со своим домашним инженером и свяжите его с менеджером по производству или гастрольным инженером артиста, чтобы убедиться, что все детали улажены.
• Адаптируйте маршруты ближе к дню выступления, принимая во внимание время прибытия и отъезда артистов.
• Арендовать оборудование и заказать персонал.
• Подробнее о райдерах гостеприимства читайте в разделе «Менеджмент и бронирование артистов».
• Сбор имен для бронирования гостиниц
• Предоставьте информацию о парковке и гостиницах.
• Списки гостей (они обычно не заполняются до дня выступления).

Анализ

Проведите (простую) оценку рисков за одну-две недели до дня шоу, чтобы получить представление о том, какой вечер вы можете ожидать. Некоторые ключевые критерии, которые должны быть включены: продажа билетов, будни или выходные, демография артистов и демография зрителей. Исходя из этого, оцените, какого поведения ожидать от аудитории и какие меры следует предпринять. Ваш отдел бронирования будет располагать информацией о том, какой артист был забронирован, и вместе с тур-менеджером артиста вы получите представление о возможных случаях на предыдущих концертах. Подобные детали также могут быть включены в райдеры. Руководитель службы безопасности будет заинтересован в такой информации.

Исполнение

• Будьте готовы и приезжайте на место заблаговременно. Имейте при себе копии всех необходимых документов.
• Убедитесь, что все помещения для артистов чистые до прихода артистов.
• Подготовьте кулисы и гардеробы с едой и напитками в соответствии с требованиями райдеров. Приготовьте полотенца, ключи, пароли WIFI и т.д.
• Инженеры и необходимый персонал должны быть на месте до начала загрузки. Пусть они подготовят все необходимое до прибытия артиста, включая стояки, мониторы, микрофоны и т.д.
• Убедитесь, что инженер заранее получил райдеры артиста, а также подробный инструктаж о том, какое оборудование и персонал артист привезет с собой, и что от вас ожидается.
• Пусть все рабочие будут готовы к погрузке.
• Дважды проверьте, что все доставленное оборудование исправно и находится в рабочем состоянии.
• Поприветствуйте артиста и команду на входе. Проведите для них экскурсию.
• Помните о безопасности в течение всего дня. При необходимости держите шкафы запертыми.
• Присутствуйте.
• Будьте трезвы.
• Следите за маршрутом вместе с командой артиста.
• Приготовьтесь открывать двери. У персонала заведения должен быть определенный порядок действий.
• Выдали ли артисту воду и полотенца для сцены?
• Убедитесь, что огнетушители на месте, а аварийные выходы свободны от препятствий.
• Атмосфера (мебель, музыка, приглушенный свет)
• Убедитесь, что весь персонал и его необходимое оборудование на месте.
• Списки гостей, фотопропуска у входной двери.
• Никогда не открывайте двери без разрешения артиста.
• Следите за временем вместе с артистом, чтобы выступление не началось с опозданием.

Некоторые промоутеры проводят концерты перед клубной ночью в одном и том же месте. Если танцпол находится перед сценой, как это часто бывает, загрузка оборудования сцены может быть затруднена. В таких случаях нужно стараться держать полетные ящики сбоку от сцены, а не под ней. Убедитесь в том, что ни один полетный ящик не блокирует аварийные выходы.

Оценка

Очень важно, но легко забыть. Подумайте, что прошло хорошо, а что нужно улучшить в следующий раз.

Маршруты

Маршрутный лист содержит все события, имеющие значение для художника или рабочего персонала в день выставки, в хронологическом порядке.

Объем маршрута зависит от масштаба мероприятия, но он должен содержать информацию обо всем, что будет происходить, когда это будет происходить и кто отвечает за каждый аспект.

Независимо от размера, количества отделов или деления маршрута, общение, сотрудничество и координация как внутри, так и снаружи, во время и до мероприятия являются залогом его успешного проведения. Чем больше деталей вы можете добавить к маршруту, тем лучше.

Добавьте имена и контактные данные ключевых сотрудников и заблаговременно предоставьте маршрутные листы всем вовлеченным сторонам.

Как организовать концерт: контрольные списки и руководство

В разгар пандемии нам приходилось транслировать домашние концерты, чтобы продолжать поддерживать наших любимых артистов и развлекаться. К счастью, по мере того, как мы постепенно возвращаемся к нормальной жизни, теперь мы можем участвовать и наслаждаться событиями лицом к лицу, даже несмотря на то, что минимальные протоколы здоровья остаются. Согласно опросу 2020 года, 26% респондентов согласились с тем, что после пандемии COVID-19 они будут больше посещать спортивные мероприятия и мероприятия на свежем воздухе. Еще 36% заявили, что будут посещать эти мероприятия так же часто, как и до пандемии.

Планирование концерта может быть пугающим, но волнующим занятием. Убедиться, что все собрано красиво, означает иметь надежный план.

В следующих разделах мы расскажем, как с изяществом организовать концертное мероприятие, и приведем контрольные списки для организаторов.

Давайте погрузимся, хорошо?

Как организовать концертное мероприятие

Тем, кто интересуется организацией концертного мероприятия, следует помнить, что необходимо учитывать несколько факторов, чтобы убедиться, что все спланировано и выполнено наиболее профессионально и четко. Тем не менее, вы также должны помнить, что конечная цель состоит не только в том, чтобы ваши билеты были распроданы, но и в том, чтобы люди весело проводили время и, скорее всего, посещали ваши мероприятия в будущем!

Вам необходимо помнить об этих моментах, чтобы узнать, как организовать концерт, который всем понравится.

• Установить бюджет

Без надлежащего планирования бюджета ваши концертные расходы могут пойти наперекосяк. Необходимо иметь четкое представление о связанных с этим финансовых аспектах, отложив часть денег на непредвиденные расходы.

Сначала составьте список вещей, о которых вам нужно будет позаботиться до, во время и после концерта. Когда вы будете уверены в своем контрольном списке, обсудите и спланируйте разбивку стоимости концерта со всеми, кто участвует в планировании мероприятия.

Если вы не знаете, как составить список бюджета концерта, вот образец:

• Группы, ассоциации, партнеры по продуктам питания и напиткам, спонсоры и благотворительные группы (если есть)
• Арендная плата за помещение
• Стоимость аренды помещения для репетиций
• Стоимость билета
• Стоимость печати
• Стоимость маркетинга в социальных сетях
• Стоимость внутренней и наружной рекламы
• Креативный дизайн рекламных материалов стоимостью
• Стоимость установки сцены
• Производственные и закулисные расходы
• Расходы организаторов и докладчиков
• Стоимость билетной платформы (обратите внимание на комиссию платформы)
• Стоимость мерчандайзинга
• Стоимость освещения и звука
• Расходы комитета по планированию общественных мероприятий (если вы хотите привлечь жителей вашего района к общественным мероприятиям, таким как сбор средств или политические кампании)
• Расходы на персонал и безопасность
• Стоимость вариантов рассадки (включая выделенную зону для спонсоров и особых гостей)
• Вознаграждения группы бухгалтерского учета и финансового управления
• Стоимость бесплатных подарков, таких как товары для рекламных целей
• Стоимость видеосъемки, прямых трансляций и фотосъемки
• Стоимость услуг группы аудиовизуального обеспечения для музыкального и видеоконтента PA между наборами
• Стоимость аренды оборудования и реквизита
• Сценический дизайн костюма/затраты на производство
• Согласование расходов на пребывание и транспорт с поставщиками
• Затраты на маркетинг влияния
• Расходы на связь на земле и на сцене (наушники, рации, микрофоны и т. п.)
• Стоимость аренды переносного туалета для мероприятий

Следующей задачей является организация концерта в правильном месте для выступления. Чтобы выполнить концертную установку, вы должны выбрать между закрытой или открытой площадкой. Вам нужно будет учитывать нюансы подготовки к концерту, такие как звуковая эстетика, количество посетителей, размер группы/групп и количество/тип исполнителей. Многие организаторы концертов любят добавлять разнообразные выступления, от танцев до модных показов и стендап-комедий.

Площадки для мероприятий на открытом воздухе подходят организаторам, планирующим концерт впервые, или тем, кто хочет создать атмосферу фестиваля. Люди все чаще предпочитают мероприятия на открытом воздухе из-за того, насколько легко поддерживать социальную дистанцию ​​и общаться на открытом воздухе, а не в закрытом многолюдном пространстве.

Помня о сегодняшних потребностях, выберите площадку под открытым небом с большим пространством для творчества с обстановкой концертной сцены и расположением на земле киосков, грузовиков с едой и напитками (F&B), фотобудок и многого другого. После того, как вы завершите свои планы, заблокируйте открытое пространство как минимум за 6–8 месяцев.

Вот что вам нужно сделать дальше в рамках вашего контрольного списка концерта:

• Представьте свой план (от идей открытия концерта до заключительных выступлений) группе, исполнителям и менеджеру площадки
• Принять решение о месте проведения и ознакомиться с мерами безопасности, правилами проведения мероприятий и гигиеническими протоколами
• Обсудите с организаторами, какой продолжительности должен быть концерт, исходя из количества выступлений и продолжительности выступлений на сцене
• Установить дату и время концерта
• Обзор логистики
• Установите дату и время присутствия организаторов и обслуживающего персонала для подготовки к концерту (в идеале за два дня до основного дня)
• Аренда переносных туалетов для особых мероприятий, чтобы обеспечить соблюдение гигиенических норм
• Суммируйте все расходы в соответствии с наброском бюджета
• Определить стоимость билета

• Планирование программы

После того, как основные аспекты организации концерта решены, следующим шагом будет составление целостной программы. Меняйте местами или заменяйте предметы по мере углубления в этап планирования. Для тех, кто не знаком с организацией концертного мероприятия, это важный шаг, на сборку, настройку и завершение которого уходят недели.

Вот что должно быть в вашем списке подготовки к концерту при составлении программы:

• Зарегистрируйтесь на онлайн-платформе продажи билетов или создайте специальный веб-сайт, чтобы начать продавать билеты и поделиться важной информацией о концерте (состав выступлений, спонсорство, Подробная информация о питании, проживании и поездках и т. д.)
• Разместите мероприятие на всех веб-сайтах с концертами
• Создайте надежную кампанию в социальных сетях (с электронной почтой и влиятельным маркетингом) с маркетинговой фирмой, которая понимает творческое видение и цели вашего концерта
• Проводите конкурсы для взаимодействия с онлайн-аудиторией
• Создать сообщество поклонников перед концертом
• Печать/установка внутренней и наружной рекламы
• Убедитесь, что у артистов есть доступ к прохладительным напиткам, полотенцам и роскошным туалетам на концерте
• Аренда переносных туалетов для особых мероприятий для гостей и посетителей
• Организуйте купоны на еду, покупки и напитки для отслеживания финансов
• Заранее назначайте и планируйте недельные репетиции для исполнителей
• Подготовка списков гостей для спонсоров и VIP-гостей
• Обратитесь к волонтерам, чтобы укомплектовать входы и выходы из зала
• Закажите вызов медицинской бригады на объект
• Провести встречу со всеми наземными командами и назначить время и дату для настройки и тестирования звука и света
• Установите стол с товарами в зале для общения с посетителями
• Урегулировать все предстоящие расходы в течение нескольких дней после события

Маркетинг вашего концерта может повлиять на ваши продажи. Независимо от того, являетесь ли вы опытным ведущим концерта или новичком, крайне важно сосредоточить свою энергию на раскрутке вашего концерта. Это может занять от 4 до 6 месяцев, чтобы установить онлайн и офлайн. Вам понадобится достаточно времени, чтобы закончить следующее:

• Художественное творчество (концертной и спонсорской продукции/услуг)
• Рекламные видеоролики для платформ социальных сетей, таких как Instagram, Facebook и YouTube
• Фотосессии артистов/исполнителей
• Предметы мерчандайзинга
• Пресс-релизы и освещение в СМИ (телевидение и радио)
• Средства внутренней и наружной рекламы
• Маркетинг влияния

Ваша команда по работе с клиентами должна иметь надежный доступ к веб-сайту концерта или платформе продажи билетов, чтобы отслеживать продажи. Мониторинг этого крайне важен, чтобы гарантировать, что маркетинговые усилия работают в тандеме с продажей билетов.

Что делать в день концерта

День «Д» и время действовать! В основной день позаботьтесь о том, чтобы все команды были на месте, ярко и рано. Просмотрите свой контрольный список программы, чтобы убедиться, что вы ничего не упустили.

Лучше всего нанять профессиональную команду, на которую можно положиться в плане своевременных и проактивных обновлений и помощи, гарантирующих, что все идет гладко, как и планировалось. Попросите докладчиков отрепетировать свои выступления до начала мероприятия. Все упоминания о спонсорах, партнерах, поставщиках и ассоциациях должны быть тщательно перепроверены.

Иногда даже самые продуманные планы могут столкнуться с проблемами. Важно не паниковать, если возникнет такая ситуация. Со стрессовыми моментами будет легче справиться, если вы будете реагировать и думать спокойно. Ваша команда должна одинаково хорошо справляться с кручеными мячами.

Ошибки, которых следует избегать

Если вам интересно, как организовать концерт с минимумом задержек, читайте дальше. Последнее, что вам нужно делать, это смотреть на концерт с продажным мышлением. Измените свой подход и будьте открыты для предложений о том, как организовать концерт, который принесет пользу всем участникам.

Вот наиболее распространенные ошибки организаторов концертов:

1. Отсутствие инвестиций в маркетинговые и рекламные стратегии
2. Не проверять все расходы на концерт до принятия решения о стоимости билетов
3. Не проводить предварительное исследование интересов и предпочтений аудитории по городам/регионам
4. Не создавать сообщество фанатов за несколько месяцев до концерта
5. Не поддерживать глубокие связи с поклонниками в автономном или онлайн-режиме
6. Не инвестировать в рекламу или спонсорство, чтобы укрепить свой имидж и завоевать доверие
7. Не помнить об экологически безопасных альтернативах, чтобы минимизировать потери на концерте
8. Отсутствие переносных туалетов для особых мероприятий
9. Не создавать и не следовать контрольному списку вещей, необходимых для проведения концерта

Портативные туалеты VIP To Go для особых мероприятий

Вам нужны переносные туалеты для мероприятий? Да, вы делаете! Эти туалеты — находка для мероприятий и должны быть в верхней части списка обязательных элементов концерта. Вы можете арендовать наши переносные туалеты для особых мероприятий, в которых могут разместиться гости, артисты, артисты и посетители. Наши портативные туалеты для особых мероприятий — это неотъемлемая часть того, как сделать концерт ошеломляющим.

Вот почему вам следует подумать об аренде переносных туалетов для особых мероприятий у John To Go:

• Гигиена — это необходимость, которую организаторы концертов должны уважать и помнить. Туалеты для мероприятий позволяют посетителям концертов, гостям и исполнителям легко посещать туалет.
• Мобильные туалеты изготовлены из прочных, высокопрочных материалов и оснащены самыми современными удобствами для максимального комфорта. Они хорошо снабжены моющими средствами.
• Они поставляются с раковинами, кабинками и писсуарами, что позволяет исполнителям или посетителям легко привести себя в порядок до, между и после концерта. Наша команда профессионалов по уборке может регулярно приезжать, чтобы убедиться, что переносные туалеты заполнены и продезинфицированы между представлениями.

Часто задаваемые вопросы

Теперь, когда вы знаете, как устроить концерт, мы ответим на несколько популярных вопросов о трейлерах для VIP-туалетов.

Сколько переносных туалетов на человека на мероприятии?

Для стандартного концерта вам понадобится трейлер, вмещающий от 1000 до 2000 человек. Наши трейлеры для VIP-туалетов включают до 10 специальных мест для больших собраний. В зависимости от того, сколько людей посетит ваше концертное мероприятие, вы можете арендовать маленькие, большие или несколько единиц одновременно.

Сколько туалетов нужно для моего мероприятия?

В зависимости от того, сколько людей придет на концерт, вам потребуется арендовать дополнительные туалеты с большим количеством станций. Наш самый большой трейлер VIP-туалета может обслуживать до 2000 человек в день.

Заключение

Приведенные выше указатели и контрольные списки должны ответить на ваши вопросы о том, как организовать концерт как профессионал. Создайте свой собственный контрольный список концертов, чтобы охватить все основы, и вы настроите свой концерт на успех!

 

Как организовать музыкальный концерт и порадовать фанатов повсюду

Создатели музыкальных мероприятий хотят, чтобы их зрители почувствовали, что живое выступление — это спонтанное проявление творчества, но для этого требуются недели и месяцы подготовки. С появлением новых онлайн-форматов и социальных дистанцированных концертов вам понадобится дополнительная капля воображения. К счастью, прямо сейчас есть много способов провести концерт, от автодомов до прямых трансляций.

Вот несколько советов, как организовать музыкальное выступление, чтобы вы могли начать с организации незабываемых впечатлений. От выделения бюджета до проведения саундчека — мы можем помочь вам организовать музыкальное мероприятие, которое окажется в нужном ключе.

Установите разумный бюджет

Независимо от того, организуете ли вы концерт, виртуальный или личный, установление реалистичного бюджета должно быть в верхней части вашего списка дел. Обрисуйте свои накладные расходы и четко определите, какие расходы вы ожидаете понести — будете ли вы платить исполнителям установленную плату или предлагать процент от продажи билетов? Сможет ли заведение предоставить персонал бара и вышибал, или вам нужно будет найти их самостоятельно? Вам нужно арендовать дополнительное оборудование для прямой трансляции мероприятия? И как вы можете повысить ценность посетителей, создав при этом еще один источник дохода — например, распечатав футболки?

Помните, что ваш бюджет не должен превышать того, что вы планируете получать от продаж, поэтому очень важно, чтобы вы понимали свои расходы, прежде чем устанавливать цены на билеты – ошибетесь в балансе, и вы рискуете не получить отдачи от инвестиций.

Просмотр потенциальных площадок

Люди платят за то, чтобы увидеть исполнителей, которых вы забронировали, но это не значит, что им все равно, где вы будете выступать, если вы организуете личное выступление. А для онлайн-концертов вам все равно нужно будет найти место, которое обеспечит высококачественное и аутентичное выступление для прямой трансляции. Вместимость, доступность, удобства и расположение — все это ключевые факторы, и игнорирование этих соображений — лишь одна из распространенных ошибок, которых следует избегать при бронировании.

Но поиск идеального места в конечном счете зависит от того, чего хочет ваше сообщество любителей музыки. По возможности проверьте несколько мест с потребностями вашей аудитории и той атмосферой, которую вы хотите создать. Это не менее важно для виртуальных концертов — в конце концов, вы хотите воссоздать реальный опыт для посетителей. Также очень важно, чтобы вы подумали о том, как личное место будет работать с мерами социального дистанцирования, такими как отдельные капсулы для сидения или четко обозначенные места для стояния.

Забронируйте своего исполнителя или группу

Следующим шагом, который нужно освоить, является заказ музыкальных исполнителей на мероприятия. Если в вашем выступлении участвует несколько исполнителей, подумайте, дополняют ли их жанры друг друга — вы хотите, чтобы состав был понятным для людей. Для личных концертов ваши исполнители также помогут вам выбрать подходящее место. Например, соберут ли ваши хедлайнеры достаточно толпы, чтобы заполнить вместимость? Будет ли у группы достаточно места на сцене? Оценят ли зрители места или предпочтут стоять? Пабы, бары и клубы — это интимные места, идеально подходящие для молодых выступлений, в то время как в больших театрах и музыкальных площадках требуется одно или несколько выступлений с громкими именами.

Онлайн-концерты не ограничивают размер вашей аудитории, но есть и другие моменты, которые следует учитывать. Например, если некоторые исполнители живут поблизости, они могут использовать одно и то же место для трансляции своих выступлений, что немного упрощает логистику.

Наймите опытную команду

При организации концерта важно, чтобы у вас была подходящая команда. Нанимайте людей, имеющих опыт организации музыкальных концертов, и, если ваш концерт виртуальный, ищите людей, обладающих ноу-хау для проведения успешных онлайн-мероприятий. Когда дело доходит до прямой трансляции выступления, вам понадобятся опытные операторы, звукорежиссеры и специалисты по свету, чтобы запечатлеть его в высоком качестве.

Кого бы вы ни наняли, от маркетинга и продаж до логистики и безопасности, важно создать команду, которая хорошо работает вместе. Вы также захотите знать, что можете быть уверены, что ваша команда сохранит спокойствие под давлением, если что-то пойдет не так. Разместите подробные описания ролей на сайтах поиска работы, в которых четко указано, что вы ищете, чтобы привлечь нужных людей. Сообщите об этом на соответствующих форумах и поговорите со своими контактами в музыкальной индустрии, так как они могут связать вас с идеальным профессионалом.

Подберите подходящее оборудование

Чтобы ваше мероприятие звучало великолепно, нужно задавать правильные вопросы при бронировании места и артистов. Например, какое оборудование требуется группам и певцам и какая мощность им нужна? Коммуникация также имеет ключевое значение при работе со звукорежиссерами и технической командой. Не ждите, пока все прибудут, чтобы определить обязанности людей и запланировать время для настройки и проверки звука, особенно если вы принимаете нескольких исполнителей. Вместо этого перед днем ​​создайте руководство по настройке живого выступления и поделитесь им со всеми, кто в нем участвует.

Аудиовизуальное оборудование также важно для виртуальных мероприятий. Используйте HD-камеры, аудиомикшеры и съемные микрофоны, чтобы обеспечить высокое качество записи. Также рекомендуется проводить встречи по планированию, чтобы убедиться, что все знают, какова их роль, и избежать каких-либо сбоев.

Планирование логистики

Обсуждение логистики с местом проведения и исполнителями поможет вам составить временную шкалу или порядок проведения мероприятия, включая время, когда люди (от музыкантов до персонала бара и службы безопасности) должны прибыть или подготовиться к своему выступлению. прямая трансляция. Для личных концертов установите комендантский час и будьте в курсе, когда вечером заканчивается лицензия места проведения.

Продажа билетов становится намного проще, если вы используете платформу, на которой вы можете создавать несколько категорий билетов и устанавливать максимальную вместимость, чтобы вам не приходилось беспокоиться о перепродаже.

Примите меры безопасности

Крайне важно убедиться, что все участники, от исполнителей и персонала до посетителей, будут в безопасности. Хотя меры социального дистанцирования необходимы, вам, возможно, придется подумать о таких вещах, как системы вентиляции, маркировка пола и дезинфицирующее средство для рук. Вам также необходимо будет поддерживать связь с персоналом и службой безопасности на месте, чтобы заниматься продажей билетов в течение дня и регистрировать людей. Функция входа по расписанию Eventbrite может ошеломить посетителей, а бесконтактная продажа билетов помогает сократить контакты между гостями и персоналом.

Когда речь заходит о виртуальных мероприятиях, безопасность принимает совсем другую форму. Чтобы защитить ваше мероприятие от «Zoombombing» со стороны нежелательных гостей, рассмотрите возможность защиты паролем прямых трансляций и внедрения строгого кодекса поведения.