Переориентируя наши рекламные усилия на нашу новую линию одежды, мы сможем максимизировать представление нашего продукта на нашем целевом рынке и, следовательно, увеличить наши продажи. Использование тенденций среди молодежи поможет нам увеличить долю рынка и объем продаж за счет эффективной рекламы.

Приложения: Результаты фокус-групп, январь-май 2007 г.; Результаты опроса, январь-апрель 2007 г.

Это образец служебной записки; используемые факты и статистические данные являются вымышленными.

Все, что вам нужно знать о форматировании заметок

По мере роста вашего малого бизнеса или организации вам, скорее всего, потребуется писать много коротких и прямых сообщений своим сотрудникам, а это значит, что вам нужно знать формат заметок.

Итак, что такое памятка? Меморандум, или меморандум, является одной из наиболее распространенных форм делового общения. Хотя существует множество типов форматов деловых писем, форматирование меморандума — это совершенно другое дело.

Один из распространенных вопросов: «Вы подписываете меморандум?» Приветствие и подпись больше не нужны, потому что цель состоит в том, чтобы передать необходимую информацию или передать призыв к действию как можно быстрее и эффективнее.

Хорошо написанное деловое письмо состоит из семи основных частей, которые при необходимости могут включать строку вложений. Однако формат меморандума намного проще. Вы пишете «Памятка» или «Меморандум» вверху, затем следует строка «Кому», «От», строка «Дата», строка «Тема», а затем собственно текст сообщения.

Хотите знать, как отправить меморандум? Традиционно вы распечатываете служебную записку и распространяете ее среди соответствующих сторон в вашем малом бизнесе. Сегодня, даже если вы решите отправить заметку по электронной почте, использование некоторых советов из этой статьи позволит вам передать важную информацию коллегам таким образом, чтобы продемонстрировать свой профессионализм и ноу-хау в области делового общения.

Как написать записку?

Не знаете, как написать записку? Или какой формат деловой записки лучше? Так же, как существует множество нюансов и правил написания делового письма, существуют рекомендации, которым вы обычно должны следовать при написании служебной записки.

Лучше всего писать предельно четким, деловым тоном. Заметки часто используются для внутреннего общения компании. Вы не хотите тратить время своих коллег на любезности или чрезмерную болтливость. Избегайте эмоциональных выражений, например: «Я был бы счастлив, если бы все по очереди чистили микроволновку в комнате отдыха», — потому что вы можете неправильно задеть людей. То же самое касается написания ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ или использования восклицательных знаков, особенно если меморандум передает новости, которые могут расстроить людей.

Всегда лучше быть прямолинейным и делиться информацией как можно быстрее.

Сообщение меморандума должно начинаться с заявления о цели: «Я пишу, чтобы сообщить вам…». «Цель этого меморандума состоит в том, чтобы…». Затем обобщите информацию, относящуюся к рассматриваемому вопросу. Вы можете закрыть записку призывом к действию, повторив просьбу, сделанную в начале записки.

При вводе заметки обязательно тщательно проверяйте грамматику и орфографию в заметке. Вы не хотите превращать офис в импровизированный урок английского в средней школе. Также выбирайте удобные для чтения шрифты, такие как Times New Roman или Arial.

Узнайте больше: 11 советов по написанию памятки

Скачать инфографику

Для чего написана записка?

Хотя формат заметки обычно должен оставаться неизменным, тон и содержание могут меняться в зависимости от аудитории. Например, служебная записка об организации летнего пикника для персонала будет иметь гораздо более веселый тон, чем служебная записка, информирующая всех о том, что компания вынуждена пропустить повышение в связи с сокращением бизнеса.

Написание служебной записки похоже на то, как если бы вы вскочили на стол в офисе, чтобы сообщить всем, что им нужно что-то сделать, поэтому всегда пишите служебную записку с расчетом на то, что кто-то может ее прочитать. Тема может варьироваться от напоминания о необходимости сдать отчеты о расходах к концу месяца до необходимости сделать окончательный толчок продаж до конца квартала. Записка также может быть отправлена ​​внешней группе, например клиентам, если она сообщает о рутинных вопросах, требующих действий, например о приближающихся платежах по счетам.

Памятка не должна быть отчетом обо всем, что вы делаете. Ограничьте тему служебной записки конкретным вопросом, по которому вам нужны люди для решения (например, «Эта служебная записка является напоминанием о том, что отчеты о расходах должны быть представлены к концу дня в пятницу». «Я пишу». эту записку, чтобы сообщить вам, что нам нужны дополнительные усилия от всех до конца месяца, чтобы достичь наших целей по продажам».

Пример формата деловой записки

Хотите знать, как напечатать меморандум? Вот пример формата деловой записки:

МЕМОРАНДУМ

Кому: Весь персонал

От: Таня Смит, генеральный директор

Дата: 18 июля 2018 г.

Тема: Проблемы с программным обеспечением NewTech

Мне стало известно, что у многих сотрудников возникают проблемы с использованием нашего недавно приобретенного программного обеспечения для управления продажами NewTech, поскольку в настоящее время оно создает повторяющиеся записи о клиентах. Некоторые из вас вообще перестали пользоваться системой. Мы хотим, чтобы это программное обеспечение помогало вам лучше выполнять свою работу, а не отнимало больше времени. Поэтому можно воздержаться от его использования, пока мы не решим технические проблемы с персоналом NewTech.

Пример формата памятки

Скачать

Как получить шаблон заметки в Word?

Как только вы научитесь писать меморандум, вы сможете напечатать его в Microsoft Word. Здесь вы найдете более десятка популярных шаблонов заметок, которые вы можете использовать. Вы просто просматриваете шаблоны и нажимаете, чтобы загрузить тот, который хотите использовать.

Если вы решите, что вам не нравится стиль или тема во время работы над заметкой, вы все равно можете изменить весь документ, применив новый набор стилей или тему:

• В Word 2016 и Word 2013 выбор находится на вкладке «Дизайн».
• В Word 2010 и Word 2007 выберите Разметка страницы > Темы.

Какой длины должна быть записка?

Самое главное правило при составлении меморандума: чем меньше, тем лучше. Вы не хотите, чтобы ваши сотрудники или коллеги тратили все свое время на чтение ваших длинных меморандумов (или, что еще хуже, игнорировали их). Быстро переходите к делу, чтобы они могли выполнить действие, о котором вы их просите.

Вероятно, вас ждут неприятности, если ваша записка длиннее страницы. Если он занимает одну страницу, лучше разделить его, используя заголовки, чтобы сделать его более удобоваримым.